Com organitzar la teva empresa i el teu equip de treball de manera digital?

En els últims temps hem estat testimonis de molts canvis a tots els nivells: des de sanitaris, educatius, empresarials i socials. Tot això a causa de la pandèmia ocasionada pel virus del COVID-19. En aquest article ens centrarem en l’evolució de la gestió digital d’empreses, com el teletreball s’ha convertit en una rutina cada vegada més freqüent i en alguns consells que poden ajudar, tant a les empreses com als treballadors, per a gestionar els equips de treball i els projectes en aquesta nova realitat empresarial i de mercat global.

El nou paradigma del teletreball

Abans de la pandèmia, el teletreball era un procediment que només coneixien uns pocs, però era aclamat i desitjat per molts treballadors. Amb l’arribada del COVID-19 això va canviar: les empreses van estar obligades a implementar el teletreball, moltes elles sense estar preparades ni a nivell organitzatiu, ni tampoc amb les eines que podien assegurar una correcta realització dels objectius de l’empresa.

Tot això va portar al món laboral a una altra realitat, a un altre paradigma laboral. Les organitzacions van descobrir les seves noves possibilitats en implementar el teletreball i els treballadors van explorar altres maneres d’organitzar el seu temps.

Abans de la pandèmia la nostra estabilitat laboral era una característica pràcticament intrínseca de com l’entorn de treball està creat. Aquest últim any això ha canviat per a molts de nosaltres, ja que ens hem adonat que el nostre entorn és volàtil, incert, complex i ambigu.

Quins beneficis comporta treballar des de casa?

Al treballar des de casa, l’equilibri entre la vida privada i el treball adquireix un nou significat. La gestió del teletreball adquireix importància, ja que es desdibuixa la diferència entre l’espai de treball i l’espai personal, fent que sigui molt més fàcil treballar durant el temps lliure, sense generar espais de desconnexió.

De totes maneres, com tot, es requereix un aprenentatge, i realment hi ha molts beneficis a treballar des de casa, tant per als treballadors com per a les empreses:

Empreses	Treballadors
Talent global: la ubicació deixa de ser una limitació, tant per a empreses com per a treballadors. L’entorn es torna cada vegada més competitiu i democràtic respecte al que s’ofereix per a atreure als millors talents i treballar en els llocs més destacats.
Reducció de despeses (manteniment d’immobles, serveis, material d’oficina…).	Llibertat i autonomia per a conciliar millor la vida laboral amb la personal
Es redueix l’absentisme laboral.	Major benefici econòmic, en temps i fins i tot, també, per al medi ambient en reduir els trasllats als llocs de treball
L’empresa prioritza el treball per objectius en lloc de continuar enfocant el valor en la gestió del temps, guanyant en productivitat dels empleats	Més productivitat atès que les empreses marquen els objectius setmanals: no es paga amb temps, sinó amb treball realitzat
	Entorn més amigable, i per tant, menys estrès laboral

En qualsevol circumstància, també hi ha desavantatges que es podrien convertir en aprenentatges per a gaudir del teletreball:

• Aprendre a distingir la nostra vida laboral de la personal, creant zones de descans i una correcta distribució del temps.
• Millorar la comunicació de les relacions laborals, ja que aquestes fomenten la nostra creativitat i s’arriben a estrènyer grans llaços de negocis i amistat.
• Marcar-se un horari d’activitat per a no caure en el sedentarisme.

Com serà la gestió digital d’empreses?

Els consumidors són cada vegada més dependents de les tecnologies, la qual cosa fa que les empreses hagin de recórrer a ella per a arribar al seu públic objectiu i millorar el seu model de negoci.

Per això és important que les empreses s’adaptin als nous canvis que sorgeixen, entre ells, la transformació digital, per a aconseguir adaptar-se als últims avanços tecnològics.

Aquesta transformació per a la gestió digital d’empreses s’entén com la nova manera d’organitzar i gestionar totes les seves àrees, implementant eines i softwares per a la gestió de projectes. D’aquesta manera s’aconsegueix simplificar, centralitzar i optimitzar diferents processos com la comunicació d’equips, el treball col·laboratiu i la digitalització de documents i processos.

Què podem gestionar de manera digital en un equip de treball?

En tot aquest món digital que ens envolta hi ha moltes maneres de gestionar els equips de treball. Segons un estudi publicat per Fiverr, el 55% de les pimes reconeix haver optat per una gestió digital d’empreses per a aconseguir més efectivitat, productivitat i rendibilitat.

Com ja hem comentat abans, un dels majors inconvenients en la gestió del teletreball és la falta de comunicació i relacions laborals. Per això és important trobar eines que facilitin aquesta comunicació interna, on els integrants dels grups de treball sentin que formen part d’alguna cosa més gran. Sales de reunions, grups segons els projectes en els quals s’estigui, comunicació interna recurrent, són algunes de les noves pràctiques i funcionalitats que han de tenir aquestes eines o softwares per a la gestió d’equips de treball.

També és molt important que l’organització empresarial sigui clara: amb seguiment de tasques, documents que facilitin l’eficàcia i eficiència de cada projecte i que tot això estigui degudament ordenat perquè no es converteixi en un núvol d’emmagatzematge ple de documents.

Totes aquestes solucions digitals ajuden a trencar les barreres espacials i geogràfiques, convertint el teletreball en un entorn laboral ple d’oportunitats i facilitats.

El software per a la gestió de projectes Induct

Induct és un software per a la gestió de projectes que és de gran utilitat en la gestió digital de les empreses. Es tracta d’una eina totalment gratuïta i per a tots, tant a nivell personal com a nivell professional o d’empresa.

Té infinitud de funcions que permeten realitzar sense problemes un teletreball col·laboratiu, on pots organitzar i gestionar diferents projectes, i donar accés als membres del grup que correspongui. També et permet ordenar les tasques per prioritats i té a la seva disposició un gestor d’arxius en cada espai de treball. Això ens permet emmagatzemar els documents en el núvol en el lloc correcte, evitant pèrdues de documents.

El més important és que en tot moment promou la comunicació: mitjançant els taulers d’anuncis, els xats privats i els grups de treball, sense oblidar la sala de videoconferències, on es poden connectar diferents companys i fer reunions d’equip o fins i tot realitzar negocis en línia.

I tot això des d’una única plataforma: s’ha acabat tenir mil comptes en diferents plataformes per a establir comunicacions, tasques i gestió de documents. Amb Induct ho tens tot a la teva disposició.

En aquest nou context necessitem líders col·laboratius que promoguin la interacció de tots els membres de l’equip, sense importar les fronteres geogràfiques. Per a això, és essencial tenir a la nostra disposició eines que ens ajudin a promoure aquesta interacció i ens facilitin la feina.

Induct està en constant millora per a adaptar-se i millorar totes aquestes eines necessàries per fer-nos créixer com a equip i promoure la nostra productivitat sense necessitat de compartir el mateix espai.

Perquè el teletreball sigui una gran opció cal tenir a la nostra disposició eines que l’afavoreixin.